CRM bất động sản: lọc khách phù hợp và phân công nhân viên
Bộ lọc và quy tắc phân công trong CRM giúp sàn bất động sản chọn nhóm khách cần xử lý và giao trách nhiệm cho nhân viên.
Bộ lọc và quy tắc phân công trong CRM giúp sàn bất động sản chọn nhóm khách cần xử lý và giao trách nhiệm cho nhân viên.
Chất lượng dữ liệu đầu vào, tiêu chí lọc và cách ghi nhận tương tác cần được thống nhất. Phần mềm không thể tự bảo đảm mọi khách được lọc đều có nhu cầu mua.
Phân biệt thông tin không hợp lệ và nhu cầu chưa rõ
Số điện thoại sai là vấn đề dữ liệu; khách chưa xác nhận nhu cầu là vấn đề cần tư vấn thêm. Không nên gộp mọi trường hợp chưa chốt thành khách ảo.
Sàn cần có cách phân loại theo thông tin đã xác minh, rồi chọn phương án xử lý. Cách làm này giúp báo cáo phản ánh chất lượng tiếp nhận và tư vấn, thay vì loại bỏ khách quá sớm.
Khách chưa phù hợp và dữ liệu không hợp lệ cần được phân biệt. Một người chưa có thời điểm mua rõ có thể vẫn có nhu cầu thật; một số liên hệ sai lại cần xử lý ở khâu chất lượng dữ liệu. Nếu gộp tất cả thành “khách ảo”, nhóm khó biết cần sửa nguồn tiếp nhận, hỏi thêm thông tin hay thay nội dung tư vấn. Tiêu chí phân loại nên dựa vào những gì đã được xác minh, ngoài cảm nhận của nhân viên.
Lọc danh sách theo mục tiêu chăm sóc
Có thể tổ chức nhóm theo dự án quan tâm, khu vực hoặc bước cần thực hiện nếu dữ liệu và chức năng hỗ trợ. Bộ lọc cần dựa trên trường đã được nhập nhất quán.
Ví dụ giả định: chọn nhóm khách quan tâm một dự án và chưa có lịch xem để liên hệ xác nhận. Nhân viên cần kiểm tra đúng nhóm đã chọn trước khi đưa vào chiến dịch hoặc xử lý hàng loạt.
Ví dụ giả định, sàn nhận khách hỏi sản phẩm ngoài khu vực đang bán. Nhân viên ghi nhu cầu và giải thích phạm vi có thể tư vấn, thay vì đánh giá khách không có giá trị. Một nhóm khác có số liên hệ không sử dụng được cần được rà soát nguồn và cách nhập. Hai tình huống này tạo ra hành động tiếp theo khác nhau; cách ghi nhận rõ giúp báo cáo phản ánh đúng nguyên nhân.
Phân công theo nguồn lực và quy tắc rõ
Sàn có thể chọn phương thức chia phù hợp đội ngũ theo tài liệu. Trước khi bật, cần kiểm tra danh sách người nhận, tình trạng làm việc và tiêu chí khách áp dụng.
Chia đều số khách chưa chắc chia đều khối lượng công việc. Người quản lý nên xem phản hồi và tiến độ của nhóm để điều chỉnh, tránh dùng cơ chế phân công như giải pháp thay thế toàn bộ quản trị nhân sự.
Phân công cần gắn với chuyên môn và trách nhiệm chăm sóc, đồng thời có cách xử lý khi người được giao chưa tiếp nhận. Một tiêu chí thu hồi thiếu ngữ cảnh có thể chuyển khách đang có lịch hẹn sang người khác. Doanh nghiệp nên xác định chăm sóc hợp lệ và tình trạng cần bàn giao, rồi thử với hồ sơ có lịch, có công việc đang mở và hồ sơ thiếu dữ liệu trước khi áp dụng rộng.
Thu hồi để tiếp tục chăm sóc, không chỉ đổi người
Khi dùng thu hồi, sàn cần định nghĩa tương tác và thời gian được phép xử lý. Nếu một khách bị chuyển nhiều lần mà không được tư vấn, cần tìm nguyên nhân từ dữ liệu hoặc nguồn lực.
Ví dụ giả định: quản lý rà soát nhóm chưa có tương tác, xác minh lý do rồi phân công lại phù hợp. Quy tắc cần phục vụ tiếp tục chăm sóc, không chỉ làm danh sách mỗi nhân viên trông gọn hơn.
Có thể đánh giá quy trình qua thời gian tiếp nhận, chất lượng thông tin và kết quả tư vấn tiếp theo. Nếu một nguồn có nhiều hồ sơ sai liên hệ, cần kiểm tra dữ liệu đầu vào; nếu khách hợp lệ thường bị phân lại, cần xem tiêu chí chọn nhân viên. Không mặc định bộ lọc tự loại hết dữ liệu không phù hợp hoặc một quy tắc chia sẽ tăng tỷ lệ giao dịch ở mức cố định. Kết quả phải được đo trên hoạt động thực tế của sàn.
Hướng dẫn sử dụng theo tài liệu gốc
Phần dưới giữ nguyên nội dung thao tác và hình ảnh của tài liệu hướng dẫn. Các tên nút và thuật ngữ giao diện được giữ để bạn đối chiếu khi sử dụng.
Nguồn hướng dẫn: Hướng dẫn sử dụng: Quản lý Danh sách & Chế độ xem Khách hàng.
II. Hướng dẫn thao tác từng bước (Từng bước có ảnh minh họa)
Đường dẫn truy cập: Tại thanh menu bên trái, chọn Khách hàng > Cá nhân (hoặc truy cập đường dẫn: /dashboard/<mã_công_ty>/contacts/contact).
1. Quản lý Chế độ xem (Views) & Phân quyền truy cập
Chế độ xem (View) giúp bạn lưu lại toàn bộ cấu hình hiển thị gồm: Điều kiện lọc, Thứ tự sắp xếp (Sort) và Danh sách các cột trường dữ liệu hiển thị.
Bước 1: Bấm biểu tượng Thêm chế độ xem
Trên thanh tab Chế độ xem (phía trên bảng danh sách), bấm vào biểu tượng + Thêm chế độ xem (hoặc tab dấu cộng).
Bước 2: Đặt tên và cấu hình kiểu hiển thị
Trong cửa sổ Đặt tên chế độ xem, cấu hình các thông số:
- Tên chế độ xem: Nhập tên gợi nhớ rõ ràng (Ví dụ: “Lead nóng trong ngày”, “Khách hàng khu vực TP.HCM”).
- Chọn kiểu chế độ xem:
- Danh sách (List view): Dạng bảng tính hiển thị nhiều dòng và cột dữ liệu.
- Kanban (Kanban view): Dạng các cột thẻ kéo thả theo trạng thái hành trình mua hàng.
- Bấm Lưu lại để tạo tab view mới.
Bước 3: Đổi tên, Sao chép hoặc Phân quyền Chế độ xem
Di chuột vào tên tab chế độ xem, bấm vào biểu tượng mũi tên hoặc ··· (Ba chấm) để mở menu quản trị:
- Đổi tên chế độ xem: Nhập tên mới cho tab.
- Sao chép chế độ xem: Nhân bản cấu hình view hiện tại để tạo ra một view biến thể khác mà không phải cấu hình lại từ đầu.
- Cấu hình chế độ xem: Điều chỉnh quyền truy cập:
- Công khai (Public): Toàn bộ nhân viên trong công ty đều nhìn thấy và sử dụng được tab này.
- Riêng tư (Private): Chỉ duy nhất tài khoản của bạn nhìn thấy.
- Theo nhóm / Vai trò (Role-based): Chỉ cấp quyền xem cho các phòng ban cụ thể.
- Xóa chế độ xem: Xóa tab view (chỉ xóa cấu hình hiển thị, không làm mất dữ liệu khách hàng).
Bước 4: Lưu cấu hình vào Chế độ xem
Mỗi khi bạn thực hiện thay đổi bộ lọc, sắp xếp lại cột hoặc ẩn/hiện trường thông tin, biểu tượng Lưu chế độ xem (chiếc đĩa mềm) sẽ sáng lên cạnh tên tab. Bấm nút này để cập nhật vĩnh viễn cấu hình vào view.
2. Thiết lập Bộ lọc & Lọc nâng cao (Advanced Filters)
Bước 1: Mở giao diện Lọc nâng cao
Trên thanh công cụ phía trên bảng danh sách, bấm vào nút Lọc nâng cao.
Bước 2: Thiết lập các dòng điều kiện ghép nối logic
- Bấm
+Thêm điều kiện:- Chọn trường: Chọn bất kỳ trường dữ liệu mặc định hoặc trường tùy chỉnh nào (Tỉnh/Thành phố, Giới tính, Doanh thu, Lần tương tác cuối…).
- Toán tử: Lựa chọn phép so sánh phù hợp (Bằng, Không bằng, Chứa, Không chứa, Trong khoảng, Đã có dữ liệu, Chưa có dữ liệu).
- Giá trị so sánh: Nhập giá trị văn bản hoặc chọn từ danh sách.
- Ghép nối điều kiện logic:
- Chọn VÀ (AND): Khách hàng phải đồng thời thỏa mãn tất cả các tiêu chí.
- Chọn HOẶC (OR): Khách hàng chỉ cần thỏa mãn một trong các tiêu chí.
Bước 3: Áp dụng và xem kết quả lọc
Bấm nút Áp dụng. Bảng dữ liệu sẽ lập tức lọc ra danh sách khách hàng thỏa mãn các điều kiện vừa thiết lập.
3. Tùy chỉnh Cột hiển thị & Sắp xếp (Sort & Columns)
Bước 1: Mở cửa sổ Cấu hình cột
Bấm vào biểu tượng Bánh răng / Cột ở góc trên bên phải của bảng dữ liệu.
Bước 2: Tùy chỉnh ẩn hiện và sắp xếp vị trí cột
- Ẩn / Hiện cột: Tích chọn ô vuông trước tên trường để hiển thị, hoặc bỏ tích để ẩn cột khỏi bảng.
- Sắp xếp thứ tự cột: Nhấn giữ biểu tượng
⋮⋮cạnh tên trường và kéo thả lên/xuống để thay đổi vị trí cột từ trái sang phải trên màn hình. - Ghim cột cố định (Freeze column): Chọn ghim cố định các cột nhận diện (như Cột chọn, Tên khách hàng, Số điện thoại) để khi cuộn ngang bảng, các thông tin này luôn cố định bên trái màn hình.
- Bấm Áp dụng.
4. Chỉnh sửa Trực tiếp trên Bảng (Inline Edit) & Tự động lưu (Autosave)
UCALL cho phép bạn chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp như một bảng tính Excel mà không cần phải bấm vào mở trang chi tiết của từng khách hàng:
Bước 1: Nhấp đúp vào ô để sửa dữ liệu
- Nhấp đúp chuột vào ô dữ liệu cần chỉnh sửa (Họ tên, SĐT, Email, Người phụ trách, Hành trình, Nhãn dán, Ghi chú,…).
- Nhập giá trị mới hoặc chọn từ danh sách lựa chọn.
- Nhấn phím Enter hoặc nhấp chuột ra ngoài ô để hoàn tất việc sửa.
Bước 2: Bật / Tắt công tắc Tự động lưu (Autosave)
Tại góc trên bên phải của bảng có công tắc Tự động lưu (Autosave):
| Chế độ | Hành vi của hệ thống | Khuyến nghị áp dụng |
|---|---|---|
| BẬT (Autosave ON) | Dữ liệu sau khi sửa được tự động lưu lên máy chủ ngay lập tức khi bạn rời khỏi ô (Blur/Enter). | Khi cần xử lý nhanh từng khách hàng đơn lẻ trong quá trình trực điện thoại. |
| TẮT (Autosave OFF) | Các ô được chỉnh sửa sẽ hiển thị viền nổi bật (Pending changes). Dữ liệu chỉ được cập nhật chính thức khi bạn bấm nút Lưu thay đổi trên thanh thông báo. | Khi cần rà soát sửa đổi hàng loạt ô trước khi lưu, tránh vô tình gõ nhầm. |
5. Thao tác Nhanh trên từng Dòng (Row Quick Actions)
Tại mỗi dòng khách hàng, rê chuột sang các biểu tượng thao tác nhanh ở đầu dòng hoặc cuối dòng:
- Gọi điện 1-click (Click-to-Call): Bấm vào biểu tượng 📞 Điện thoại. Hệ thống sẽ kích hoạt bàn phím ảo (Softphone) hoặc tổng đài VoIP tích hợp để quay số trực tiếp đến khách hàng mà nhân viên không cần gõ số thủ công.
- Ghi chú nhanh (Quick Note): Bấm vào biểu tượng 📝 Ghi chú để mở cửa sổ popover, nhập nhanh nội dung tóm tắt vừa trao đổi và lưu lại vào nhật ký khách hàng.
- Xem chi tiết: Bấm trực tiếp vào tên khách hàng để chuyển hướng sang màn hình chi tiết 360 độ.
Nguồn hướng dẫn: Hướng dẫn sử dụng: Cấu hình Trường Dữ liệu & Quy tắc Phân bổ Lead.
III. Cấu hình Tự động Phân công & Thu hồi Khách hàng
Tại màn hình Cài đặt Khách hàng, chuyển sang tab Cấu hình để thiết lập quy tắc vận hành lead tự động:
1. Quy tắc Phân công Lead tự động (Auto-assignment Rules)
- Mục đích: Khi có khách hàng mới đổ về từ Website, Form đăng ký, Facebook Lead Ads, Google Ads hoặc API, hệ thống sẽ tự động gán khách hàng cho nhân viên kinh doanh xử lý ngay lập tức mà không cần quản lý chia tay.
- Các phương thức phân bổ:
- Xoay vòng (Round-Robin): Lần lượt chia đều lead cho các nhân viên trong nhóm theo vòng tròn (Nhân viên A → B → C → A).
- Theo tỷ lệ phần trăm phân bổ: Chia lead theo năng lực của từng nhân sự (Ví dụ: Nhân viên Senior nhận 50%, Nhân viên Junior nhận 25%).
- Theo điều kiện lọc: Tự động chia lead miền Bắc cho nhóm Hà Nội, lead miền Nam cho nhóm TP.HCM.
2. Cơ chế Tự động Thu hồi Lead về Kho chung (Lead Recycling)
- Mục đích: Chống tình trạng nhân viên nhận lead nhưng bỏ quên, không liên hệ kịp thời, gây lãng phí chi phí marketing.
- Cơ chế hoạt động:
- Quản trị viên kích hoạt công tắc Tự động thu hồi khách hàng.
- Thiết lập điều kiện: “Nếu sau [X] ngày kể từ khi được phân công mà nhân viên không phát sinh bất kỳ tương tác nào (không có cuộc gọi kết nối, không có ghi chú mới)”.
- Hành vi hệ thống:
- Tự động hủy quyền phụ trách của nhân viên cũ.
- Thu hồi khách hàng về trạng thái “Chưa phân công” (Kho chung).
- Tự động gửi thông báo cho Quản lý hoặc tự động chia tiếp cho một nhân viên khác chăm sóc.
Câu hỏi thường gặp
Bộ lọc có bảo đảm loại được toàn bộ khách ảo không?
Không. Bộ lọc chọn dữ liệu theo điều kiện; thông tin và nhu cầu vẫn cần được xác minh.
Thu hồi khách có làm mất hồ sơ không?
Tài liệu mô tả thay đổi người phụ trách và đưa về kho chung, khác với xóa dữ liệu.
Chia đều có luôn phù hợp mọi nhân viên không?
Cần cân nhắc năng lực, thời gian và khối lượng xử lý thực tế của nhóm.
Để chọn cách triển khai phù hợp, tìm hiểu giải pháp gọi điện tự động UCALL và phần mềm quản lý khách hàng Adahub. Bạn có thể kết hợp cuộc gọi, hồ sơ khách hàng và quy trình chăm sóc theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
